業務の棚卸しとは？働き方改革との関係性

政府が推進する「働き方改革」には、生産性向上を目指す3つの基本ステップがあります。それが、「①業務の見える化 → ②業務の棚卸し → ③業務の再構築」です。中でも「業務の棚卸し」は、現場で行われている日常業務を一度すべて洗い出し、その価値や必要性を見直すフェーズです。

多くの企業がこのステップを飛ばして改善に取りかかってしまい、非効率なままの業務プロセスを温存してしまう原因になっています。棚卸しを正しく行えば、「この業務は誰のためにあるのか？」「まだ必要なのか？」「効率化の余地はないか？」という問いに答えることができ、次の改革ステップに進むための土台が整います。

業務の棚卸しにおける従来の課題

業務の棚卸しを行う際、これまでは「現場へのヒアリング」「業務フローの手書き記録」「Excelによる業務一覧の作成」など、アナログな手法に頼るのが一般的でした。しかし、これらの方法にはいくつもの課題が存在します。

たとえば、口頭ベースのヒアリングでは、担当者の認識や説明能力に依存するため、実態と乖離した情報が記録される恐れがあります。また、Excelへの入力作業には時間がかかり、誰がどの業務をどう進めているかを把握しきれないケースも多いのです。

さらに、業務フローが頭の中にしかない“属人化”された仕事が多いと、可視化自体が進まず、改善の糸口が見つけにくくなります。これでは、せっかく棚卸しをしても、結果につながらないという事態に陥ってしまいます。

動画マニュアルが業務棚卸しを効率化する理由

こうした課題を解消する手段として注目されているのが、「動画マニュアル」の活用です。現場で実際に行っている業務の様子を、画面録画やスマートフォン動画でそのまま記録することで、“言葉では伝えにくい業務”も瞬時に可視化できます。

動画では、「誰が」「何を」「どのような手順で」「どのくらいの時間をかけて」業務を行っているのかが、視覚的に把握できます。さらに、動画にテキストやナレーションを加えることで、単なる映像記録から“教育用マニュアル”へと昇華させることも可能です。

以下に、従来の棚卸し手法と動画マニュアルを比較した表を示します。

実際の導入事例と効果

ある中小企業では、経理・総務・営業支援業務において動画マニュアルによる業務棚卸しを導入しました。各業務担当者が「自分の業務を画面録画で記録し、手順を口頭で説明する」という形式で業務を動画化したところ、以下のような成果が得られました。

• 各業務にかかる時間が明確になり、重複業務や無駄な工程の存在が発覚
• 動画をもとに標準化手順を策定し、業務フローが統一化
• 新人研修の資料としても活用でき、教育コストが削減

このように、動画マニュアルは“今ある業務の見える化”と“業務改善”の両面に効果を発揮するのです。

業務棚卸しを動画で進めるためのポイント

動画マニュアルで業務棚卸しを進める際には、いくつかのコツがあります。

どの業務を動画化すべきか？

• 属人化している業務
• 手順が複雑で伝承が難しい業務
• 外部委託や自動化を検討したい業務

撮影・編集の基本

• スクリーン録画ツールを活用
• 音声付きで作業手順を説明しながら録画する
• 必要に応じて動画編集で字幕や補足を追加

社内でスムーズに展開するための工夫

• 動画収集のフォーマットとテンプレートを用意する
• ファイルの命名規則や保管ルールを明確化
• 動画＋簡易マニュアル（PDF）をセットにして保管

このような体制を整えることで、動画マニュアルの活用効果は飛躍的に向上します。

まとめ

働き方改革の成功には、「業務の棚卸し」が欠かせません。従来の方法では見落とされていた非効率やムダを、動画マニュアルの力で“見える化”することで、企業はより的確な業務改善に取り組むことができます。

動画はそのまま教育ツールや引き継ぎ資料としても活用でき、生産性向上と人材育成の両立が可能になります。業務改善の第一歩として、ぜひ動画マニュアルによる棚卸しを始めてみてください。

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