手順書マニュアルとは？現場で使える“実務仕様”にするコツ

手順書マニュアルは、業務を安全・確実・再現可能にするための「作業の標準書」です。単なる説明文ではなく、読者が迷わず行動できる手順・判断基準・チェックポイントまでを含みます。最近はテキストだけでなく、短尺の動画マニュアルと併用する「ハイブリッド型」が主流。画像／画面キャプチャで要点を可視化し、例外処理はテキストで補完すると、習熟が早まり、教育コストも下がります。この記事では、初心者でも失敗しない手順書マニュアルの作り方を、テンプレとチェックリストつきで解説します。

作る前の設計：読者・目的・KPIを先に決める

想定読者と到達点を明確にする

• 対象：新入社員／異動者／外注パートナーなど
• 前提：必要な権限・道具・環境（例：管理者アカウント、保護具）
• 到達点：読者が「何分で」「どのレベルまで」できれば合格か

目的・KPIの設計例

• 目的：独り立ちまでの期間を20％短縮／再作業率を半減
• KPI：初回合格率、質問件数、視聴完了率（動画）、改訂リードタイム

採用する媒体を決める（テキスト／動画／ハイブリッド）

テンプレ：手順書マニュアルの基本構成

1. 目的と範囲：この手順書マニュアルでできること／対象外
2. 前提条件：必要権限・ツール・安全装備・注意事項
3. 準備：初期設定、バックアップ、検査項目
4. 手順：番号付きで1ステップ＝1アクション／各ステップに「合格基準」を明記（例：「ログイン成功を確認（ユーザー名表示）」）
5. 例外対応：よくある失敗と復旧方法（FAQ形式）
6. 確認：完了チェックリスト、自己点検項目
7. 付録：用語集、関連リンク、版数（v1.0、改訂日、責任者）

ポイントは「合格基準」を各ステップに入れること。読む人が“できたつもり”にならず、結果で自己判定できます。

実践：誰でも迷わない書き方のルール

文章・表現の原則

• 主語と動作を短文で：「［管理者］でログインする」「［設定＞ユーザー］を開く」
• スクショと番号を対応させる：図1、図2…（赤枠・矢印で指示）
• 禁止・警告は視覚で区別：⚠などの絵文字は避け、[警告][注意]など角括弧で明確に
• 分岐はフローチャート型：IF/THENで枝を分け、別ページへリンク

動画マニュアルの取り入れ方

1. 台本作成：目的／前提／手順／危険ポイント／合格基準／3問の理解度テスト
2. 撮影・画面収録：手元・カーソルの動きが主役。音声は簡潔に。
3. 編集：冒頭10秒でゴール提示、字幕と拡大で重要点を強調
4. 公開：テキスト版の該当ステップに埋め込み、細かい条件分岐はテキストへ誘導

品質保証：レビューと運用のしかた

レビュー体制

• 現場レビュー：ベテランが「抜け・曖昧さ」を指摘
• 初学者テスト：初見の人が読んで作業、所要時間と詰まり点を記録
• 法務・品質チェック：用語統一・安全・規制適合

版管理と公開

• 版数・改訂履歴・責任者を必ず末尾に記載（例：v1.2／2025-11-11／編集：製造G）
• 変更が読者に伝わる仕組み：更新通知、要約（何が変わったか）

運用KPIの回し方

• 閲覧→実行→成果の導線でログを測定（視聴完了率、初回合格率、質問件数）
• 「質問が多い箇所＝改訂候補」→3件以上で該当ステップを改稿

すぐ使えるチェックリスト＆プロの小ワザ

公開前チェック（抜粋）

• 読み手の前提は満たされているか（権限・ツール）
• 1ステップ1アクションになっているか
• 合格基準が全ステップにあるか
• 例外対応はFAQ形式で3件以上あるか
• スクショのUIは現行バージョンか（改訂日入り）

小ワザ

• 最初に「完成図」を見せる：完成画面や最終成果物の写真を置くと迷いが減る
• 名詞を固定：同じ機能に別名を使わない（例：「ユーザー管理」と「アカウント管理」を混在させない）
• 検索性重視の見出し：[目的] [動作] [対象]の順（例：「バックアップを取得する｜Windows」）

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まとめ

手順書マニュアルは「合格基準つきのステップ」「例外対応」「改訂しやすさ」が命。テキストと動画をハイブリッドで運用し、読者の前提とKPIを先に設計すれば、迷いと手戻りが激減します。版管理とレビューを仕組みにして、質問が多い箇所から継続改訂しましょう。

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